BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) konform
Durch unseren Scanprozess, konform mit BSI TR-03138 (RESISCAN), ermöglichen wir Ihnen die ordnungsgemäße und rechtskonforme Umwandlung Ihrer Akten und Ordner.
Erläuterungen zum TR-RESISCAN konformen Scanprozess
In der heutigen digitalen Welt gewinnt die effiziente, sichere und zuverlässige Digitalisierung von Akten, Ordner und Belege zunehmend an Bedeutung. Behörden, Unternehmen und Institutionen stehen vor der wichtigen Herausforderung, sensible Unterlagen zu schützen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und zugleich den Zugriff auf digitale Informationen zu optimieren.
Wir möchten Ihnen einen kurzen und kompakten Überblick über den TR-RESISCAN konformen Scanprozess ( Ersetzendes Scannen ) geben. Wir erklären Ihnen die Grundlagen dieser Richtlinie, zeigen Ihnen die Vorteile einer TR-RESISCAN konformen Digitalisierung auf.
Dabei möchten wir Sie in Ihrer Behörde oder in Ihrem Unternehmen unterstützen, den Verwaltungsaufwand Ihrer papierbasierenden Akten und Ordner zu reduzieren, die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse dadurch zu steigern und gleichzeitig die anforderungsgerechten Sicherheitsstandards gerecht zu werden.
Die BSI TR 03138 „Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN) ist eine praxisorientierte Empfehlung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie richtet sich an Anwender aus Verwaltung, Justiz, Wirtschaft und Gesundheitswesen und bietet einen Handlungsleitfaden zur sicheren Gestaltung von Prozessen für das „Ersetzende Scannen“ an.
Als Scandienstleister sind wir auf TR-RESISCAN konformes Scannen spezialisiert.
1. TR-RESISCAN (Ersetzendes Scannen) im Vergleich zu revisionssicheres Scannen gemäß den Grundsätzen GoBD?
Im Bereich der digitalen Archivierung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, verschiedene Arten von Dokumententypen revisionssicher bzw. rechtssicher zu digitalisieren.
Während die revisionssichere Digitalisierung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevante Dokumente gemäß den Grundsätzen der GoBD , speziell auf das Umfeld des Handelsgesetzbuchs, den Steuergesetzen sowie andere Rechtsvorschriften ausgerichtet ist, deckt die rechtskonforme Scanprozess gemäß TR-RESISCAN (ersetzendes Scannen) ein weitaus breiteres Spektrum von Dokumentenarten ab.
Es muss jedoch beachtet werden, dass In rechtlicher Hinsicht, insbesondere der Verlust der nachweisbaren Sicherheitsmerkmale des Originaldokuments beim ersetzenden Scannen gemäß TR-RESISCAN von besonderer Relevanz ist. Die digitale Kopie, die durch das Scannen entsteht, besitzt nicht denselben rechtlichen Status wie das ursprüngliche Original-Papierdokument.
Die Übertragung des Beweiswerts von einem papierbasierten Original durch den Scanprozess auf eine „digitale Kopie“ gestaltet sich als Herausforderung, da durch die elektronische Übertragung wesentliche Merkmale und Eigenschaften (z.B. Originalunterschrift, Schriftbild und Beschaffenheit) des Papierdokuments im Scanprodukt nicht vollständig nachvollziehbar oder nachprüfbar sind.
In rechtlicher Hinsicht ergibt sich beim ersetzenden Scannen gemäß TR-RESISCAN daher zunächst eine ungünstigere Beweislage für Behörden, Institutionen und Unternehmen im Vergleich zur Aufbewahrung der original physischen papierbasierten Dokumente bzw. Belege.
2. Welche Maßnahmen werden ergriffen, um den Beweiswert ersetzend gescannte Dokumente (RESISACN) zu verbessern und somit die Rechtssicherheit zu steigern?
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat mit der TR-RESISCAN eine technische Richtlinie (TR) für das ersetzende Scannen entwickelt.
Diese Richtlinie gilt aktuell als maßgeblicher Standard zur Umsetzung nach dem Stand der Technik gemäß § 7 EGovG, für die rechtskonforme bzw. rechtssichere Digitalisierung von Papierbasierenden Belegen und Dokumenten.
Sie definiert detaillierte Verfahren und Maßnahmen für das ersetzende Scannen innerhalb des „generischen Scanprozesses“.
TR-Resisacn ( Ersetzendes Scannen ) fungiert daher als ein Leitfaden für die rechtskonforme bzw. möglichst rechtsichere Gestaltung der Prozesse und Systeme für das „Ersetzende Scannen“ verschiedener papierbasierenden Dokumentenarten und basiert auf den drei grundlegenden Prinzipien der Informationssicherheit: Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit.
Die Herausforderung beim ersetzenden Scannen besteht darin, den Verlust des Beweiswerts der Digitalisate zu minimieren und gleichzeitig die höchstmögliche Beweissicherheit für die digitale Kopien zu gewährleisten. Ersetzend gescannte Dokumente obliegen grundsätzlich der freien Beweisbeurteilung durch die Gerichte.
Hingegen kann der Beweiswert der ersetzend gescannte Digitalisate durch sichere Scanverfahren - nach dem Stand der Technik - und gegebenenfalls mit der Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen oder Siegel erheblich verbessert, somit eine Steigerung der Rechtssicherheit und Beweiswerterhaltungswert herbeiführen.
Signierte Dokumente genießen vor Gerichten in der Regel einen höheren Beweiswert und werden tendenziell besser anerkannt.
3. Warum entscheiden sich trotz potenzieller Unsicherheit viele Behörden und Unternehmen für die Scanstrategie „Ersetzendes Scannen“ ihrer Dokumente?
Die Entscheidung für die Scannstrategie „Ersetzendes Scannen“ trotz potenzieller Beweissicherheitsprobleme steht im Zusammenhang mit der fortschreitenden digitalen Transformation und dem Streben nach Effizienz- und Kosteneinsparungen. Durch den Einsatz sicherer Scanverfahren und qualifizierter elektronischer Signaturen oder Sigel (QES und QESI) können Unternehmen den Beweiswert digitalisierter Dokumente erheblich verbessern. Dies trägt dazu bei, die Rechtssicherheit zu erhöhen und die Anerkennung vor Gericht zu erleichtern. Somit stellt die Digitalisierung einen wichtigen Schritt zur Modernisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen dar, trotz der damit verbundenen Herausforderungen.
Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung von Dokumenten eine verbesserte Zugänglichkeit und Effizienz bei der Verwaltung und Archivierung von Unterlagen. Durch die elektronische Verfügbarkeit können Dokumente schneller gefunden, bearbeitet und ausgetauscht werden, was die Produktivität steigert und die Arbeitsabläufe optimiert.
4. Wie trägt die Digitalisierung der Papierbelege zur Erreichung der geschäftlichen und verwaltungstechnischen Ziele bei? Welche Rolle spielt dabei die digitale Transformation?
In Anbetracht der zunehmenden Digitalisierungstrends und der sich stetig verändernden Geschäftsumgebungen und Prozessabläufe ist die Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltungssysteme ein wichtiger Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und zukünftige Anforderungen zu erfüllen.
Hierbei können verschiedene Scanstrategien für die Digitalisierung der Dokumente je nach internen Anforderungen ausgewählt werden. Behörden und Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Prozesse umstellen, können flexibler auf Veränderungen reagieren und sich einen messbaren Mehrwert in der Verwaltung bzw. einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie ihre Agilität und Innovationsfähigkeit steigern.
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet auch die Möglichkeit, den Datenschutz und die Datensicherheit zu verbessern. Durch die Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselungstechnologien können sensible digitale Informationen besser geschützt werden. Dies trägt dazu bei, Datenschutzverletzungen zu verhindern und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu stärken.
Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung eine genauere Kontrolle durch entsprechende Berechtigungskonzepte über den Zugriff auf digitale Dokumente und Daten, was die Compliance mit Datenschutzvorschriften erleichtert und potenzielle Risiken minimiert.
5. Zusammenfassung und Fazit
"Ersatzendes Scannen bietet Unternehmen eine effiziente und kosteneffektive Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung. Durch die Implementierung sicherer Scanverfahren nach dem aktuellen Stand der Technik und die Verwendung qualifizierter digitaler Signaturen oder Siegel können Unternehmen die Beweiswerthaltigkeit ihrer digitalen Dokumente stark erhöhen und somit die Rechtssicherheit verbessern.
Diese Maßnahmen tragen dazu bei, auch den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig den Arbeitsablauf zu optimieren sowie die Produktivität in Verwaltungsprozesse zu steigern.
Darüber hinaus ermöglicht das ersetzende Scannen eine schnellere und effizientere Dokumentensuche sowie einen verbesserten Zugriff auf Informationen, was die Zusammenarbeit erleichtert und die Geschäftsprozesse unterstützt.
Insgesamt stellt das ersetzende Scannen (RESISACN) eine zukunftsorientierte Lösung dar, die Unternehmen dabei unterstützt, den Herausforderungen der digitalen Transformation erfolgreich zu begegnen.
Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung erteilen. Die genannten Informationen sollen lediglich unverbindlich einen vereinfachten Überblick vermitteln.
Revisionssicher scannen