Akten und Dokumente scannen
Als Ihr Scan-Dienstleister für Köln bieten wir Ihnen eine professionelle und zuverlässige Digitalisierung Ihrer Akten bis zur gewünschten fachgerechten und datenschutzrechtlich unbedenklichen Aktenvernichtung nach DSGVO mit Vernichtungszertifikat. Dazu gehört auch der sichere und datenschutzkonforme Aktentransport.
Auswahl unserer Leistungsübersicht für Köln
Als Ihr Scan-Dienstleister für Köln bieten wir u. a. die folgenden zuverlässigen Scan-Leistungen an:
Scan-Service für den Raum Köln
Zuverlässige digitale Datenerfassung, professionelle Digitalisierung und sicherer Aktentransport.
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Ersetzendes Scannen konform gemäß TR-Resiscan
Erhöhte Sicherheit für Behörden und Unternehmen in Köln durch TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung (ersetzendes Scannen).
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Scannen vor Ort
Als Ihr Scan-Dienstleister bieten wir Ihnen unseren Service „Scannen vor Ort“ an Ihrem Standort im Raum Köln.
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Express scannen
Es ist dringend? Dann vereinbaren Sie Express-Scannen, unseren Eilservice für Köln.
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Sichere Abholung Ihrer Akten, Hängeregister und Dokumente in Köln
Die Abholung zur Digitalisierung von Akten, Ordner und Dokumenten sichern wir durch einen fachgerechten Transport ab.
Für den Aktentransport sind vielfältige Behältnisse geeignet, von individuell verschließbaren Sicherheitsboxen bis zu verplombbaren Akten-Containern, die per Direktfahrt zu uns gebracht werden.
Die Übergabe der Akten, Ordner und Dokumente wird selbstverständlich durch ein Übergabeprotokoll dokumentiert. Gern übernehmen wir für Sie optional das Verpacken der Aktenordner in die Archivboxen, verplombbaren Deckel-Archivkartons oder andere gewünschte Transportbehälter.
Digitale Datenerfassung und Klassifizierung von Dokumentenarten
Die digitale Datenerfassung und Datenindexierung führt unser Scan-Service-Team sorgfältig nach den von Ihnen gewünschten Anforderungen und Spezifikationen durch. Die präzise und zuverlässige digitale Datenerstellung ergänzen wir auf Wunsch durch eine Klassifizierung der digitalisierten Dokumente. Die Dokumentarten zu klassifizieren ist ein wichtiges Instrument, um die Sicherheit Ihrer vertraulichen und sensiblen digitalen Daten zu wahren, die Schutzklassen für verschiedene Dokumente zuzuordnen sowie den Zugriff auf die digitalisierten Daten unter Beachtung des Schutzniveaus für bestimme Personengruppen zu gewährleisten bzw. zu unterbinden.
Suchen Sie nach einer Lösung, den zeitlichen und administrativen Aufwand für die Verwaltung und Pflege Ihrer Unterlagen zu senken? Dann denken Sie an die Möglichkeit der Digitalisierung Ihrer Akten und die Klassifizierung der Dokumentenarten.
Wir helfen Ihnen dabei – lassen Sie sich von uns beraten!
Sorgfältige Belegaufbereitung
Vor dem eigentlichen Digitalisierungsprozess müssen Ihre Akten zunächst dafür vorbereitet werden.
Als erstes erfassen wir Ihre Akten in unserem internen digitalen System. Jede Akte erhält einen von uns erstellten QR-Code mit entsprechenden Verarbeitungsinformationen.
Der als Belegaufbereitung bezeichnete Vorgang beinhaltet Tätigkeiten wie das Enttackern, das Entfernen von Büro- oder Heftklammern und das Vorsortieren des Papierinhalts.
Eventuell vorhandene Haftnotizen werden auf Wunsch an einer freien Stelle des Blattes wieder angebracht und mitgescannt, um Informationsverlust zu vermeiden.
Wir verarbeiten grundsätzlich alle Papierbelege in den Formaten DIN A7 bis DIN A3.
Eine eventuelle Vorsortierung der Belege durch Sie ist nicht nötig.
Bei der Belegaufbereitung nehmen wir, sofern gewünscht, eine Neustrukturierung der Inhalte der Akten, z. B. bei Personalakten, vor.
Ferner arbeiten wir bei Bedarf QR-Codes für die entsprechenden Benennungen der digitalen Dateien ein, die sich in der digitalisierten Archivstruktur abbilden.
Scan und Digitalisierung von Akten, Ordner und Dokumenten für Köln
Wie gelingt es uns, den hohen Qualitätsansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden? Wir scannen mit Hochleistungsscannern der Spitzentechnologie, die über Hochleistungskameras verfügen. Unsere Scanner sind mit mehreren Ultraschallsensoren bestückt, die fortlaufend die Präzision des Scan-Vorgangs prüfen. Sie sind mit einem sicheren Dokumenteneinzug über glaslose Papierführung ausgestattet. Mittels der Hochleistungskameras scannen wir automatisiert gleichzeitig beide Seiten eines Dokuments in Farbe, Graustufe oder Schwarz/Weiß.
Durch den Scan-Vorgang mit der zuverlässigen, ausdauernden und sicheren Scan-Technologie wird ein Abbild des physischen Belegs erstellt, alle Dokumentinformationen werden detailgenau digital verarbeitet. Kleine Formate von der Größe einer Visitenkarte können wir genauso gut scannen wie die Formate DIN A7 bis DIN A3, die automatisch erkannt und verlustfrei digitalisiert werden.
Perfekt auf unsere Anforderungen abgestimmt, verfügen unsere Hochleistungsscanner u.a. über eine Schräglagenkorrektur, eine automatische Leerseitenerkennung, textorientiertes Ausrichten und Schwarzrand-Entfernung.
Kostenfreie Testdigitalisierung
Scannen von Personalakten, Mandantenakten und Mieterakten für Köln
Sparen Sie viel Zeit für die Verwaltung und Pflege Ihrer Personalakten, Mandantenakten und Mieterakten durch unseren Scan-Service für Köln und Umgebung.
Wir digitalisieren Ihre Akten und Hängeregister professionell und zuverlässig.
Dürfen Ihre Personalakten und Dokumente aufgrund der behördlichen bzw. unternehmensspezifischen Regelungen Ihr Haus nicht verlassen, bieten wir Ihnen mit unserem Scan-Service die Option „Scannen vor Ort“ an.
Unser erfahrenes Team kommt nach Abstimmung mit Ihnen zu Ihrer Behörde bzw. an Ihren Unternehmensstandort und scannt Ihre Akten, Ordner und Dokumente in den eigenen Räumen.
OCR | Texterkennung und Verschlagwortung
Mit der OCR | Texterkennung und Verschlagwortung können bei Bedarf bestimmte Begriffe sowie ganze Texte gefunden werden. Durch die Texterkennung digitaler Dokumente sparen Sie viel Zeit bei der Suche nach Parametern wie z. B. Auftragsdaten, Namen und Personalnummer. Die OCR | Texterkennung umfasst das gesamte Dokument, unabhängig von der Anzahl seiner digitalisierten Seiten.
Überblick Dokumente scannen für Köln
Wir scannen und digitalisieren Ihre Ordner und Dokumente zuverlässig und professionell.
Preise für Dokumente scannen und digitalisieren
Unsere Preise berechnen sich nach Art und Umfang der gewünschten Scan-Leistungen. Wir scannen und digitalisieren Aktenordner ab 13,90 € (500 Blatt) und Hängeregister ab 2,90 € (100 Blatt). Zur Qualitätsprüfung bieten wir Ihnen gern eine kostenfreie Probe der Textdigitalisierung an.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Angebot einholen
Ihr Scan-Dienstleister für Raum Köln
Wir scannen und digitalisieren Ihre Unterlagen: Projektakten, Personalakten, Mieterakten und Dokumente für alle Unternehmen und Behörden von Köln-Innenstadt, Köln-Nippes, Köln-Lindenthal, Köln-Ehrenfeld bis Köln-Rodenkirchen und Köln-Mülheim sowie der angrenzenden Gemeinden und Städte wie Leverkusen, Bergisch Gladbach, Bonn und Frechen.
Wir beraten Sie gern auch zu Ihrem Digitalisierungsprojekt.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
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