DMS | Dokumentenmanagementsysteme
Papierlos in die digitale Zukunft.Mehr Transparenz und Überblick bei der Verwaltung von digitalen Dokumenten.
Digitales Dokumentenmanagement
Oft arbeiten mehrere Personen eines Unternehmens gleichzeitig an einem Projekt. Die notwendigen Unterlagen, wie Verträge, Auftragsscheine, Angebote oder Präsentationsunterlagen, sind meist auf verschiedene interne Abteilungen verteilt. Natürlich sollen alle Projektbeteiligten auf möglichst alle Unterlagen gleichzeitig zugreifen können.
Wie kann diese Alltagssituation effizient organisiert werden?
Was ist unter einem DMS zu verstehen?
Bei der Digitalisierung von Dokumenten fallen oft große Datenmengen an, deren Verwaltung selbst in digitaler Form schwierig sein kann.
Dann kommen oft Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zum Einsatz, die die Arbeitsabläufe wie Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Daten erleichtern, da die Datensätze in einem zentralen Datenarchiv, dem DMS, gespeichert werden. Die Vergabe von Zugriffsrechten regelt, wer berechtigt ist, auf die digitalisierten Daten zuzugreifen.
Die Papierakten-Situation
Rechnungen und Auftragsbestätigungen liegen bei der Buchhaltung, Präsentationen und technische Unterlagen sind beim Marketing oder in den Produktionsabteilungen hinterlegt. Zur weiteren Bearbeitung benötigen alle an einem Projekt arbeitenden Personen Kopien der Unterlagen. Damit fängt die Lauferei an: In den verschiedenen Abteilungen wird nach den passenden Dokumenten gesucht und diese werden dann für den eigenen Gebrauch kopiert. So wächst der Papierberg im Unternehmen schnell an und gleichzeitig auch der Aufwand für Recherche und internen Aktentransport.
Nicht immer sind benötigte Dokumente an ihrem beheimateten Lagerort verfügbar, sondern irgendwo im Haus unterwegs. Möglicherweise hat der letzte Nutzer gerade Urlaub bzw. befindet sich in einem wichtigen Gespräch im Innen- oder Außendienst, ohne dass die gesuchten Unterlagen zuvor zurückgebracht worden sind.
Das digitalisierte papierlose Aktenarchiv
Im papierlosen Büro läuft das anders.
Auf Basis der sauber geführten elektronischen Dokumentenablage bzw. des Dokumentenmanagementsystems (DMS) sind alle Unterlagen, Akten, Pläne und Belege digital erfasst und abrufbar.
Die Originale liegen als gescannte, digitalisierte Dokumente vor, sind im Volltext durchsuchbar und sinnvoll mit verwandten Dokumenten verknüpft.
Alle Mitarbeitenden, die diese Unterlagen für ihre Arbeit benötigen, können sie über ihren Onlinezugang abrufen. Die Dokumente sind jederzeit verfügbar. Bei Bedarf, z. B. für Termine außer Haus, können sie ausgedruckt werden. Unhandliche Formate, wie große Pläne oder kleine Belege , lassen sich problemlos digital bearbeiten, ohne dass ihre physischen Eigenschaften stören.
Strukturierung Ihrer Dokumente und Daten
- Verringert Prozesslaufzeiten in Ihrem Unternehmen
- Zentrale Datenarchivierung ermöglicht gemeinsame Nutzung und mehr Transparenz
- Nachvollziehbarkeit
- Schneller Zugriff bzw. Abruf von digitalen Daten
Vorteile des DMS (Dokumentenmanagementsystem)
- Zentrale Speicherung
- Suchfunktion
- Verlinkung zu externen Dokumenten
- Sortierungsmöglichkeiten z. B. nach Relevanz, Datum, Namen
- Jederzeit verfügbar
- Papierloses Büro
Wichtige Infos
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