Individuelle Datenausgabe-Strukturen für Ihr Scan-Projekt
Besondere Dateiformate passend zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) Geeignete Datenausgabe für Scan-Projekte mit eigener Dateiensystem-Struktur.
Wir strukturieren die Scan-Daten nach Ihren Vorgaben
Wir scannen Ihre Daten in Dateien der gängigen Archivformate PDF/A, PDF und TIFF entsprechend Ihrem Wunsch. Zusätzlich bieten wir Ihnen die Archivierung in den Dateiformaten JPG, JPEG und CSV an. Ganz gleich, ob Sie die bei uns digitalisierten Daten für den Import in Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigen oder geeignete digitale Daten in Ihre eigene Dateisystem-Struktur integrieren möchten – wir gehen gern auf Ihre individuellen Wünsche ein.
Zu unseren Leistungen gehört außerdem die Erstellung einer Index-Datei zur Einbindung in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Gern beraten wir Sie dazu, welche Vor- und Nachteile die jeweiligen Formate mitbringen, und finden für Sie die passende Lösung.
Warum werden bei der Digitalisierung überwiegend PDF-Dateien verwendet?
Am meisten verbreitet und am häufigsten als Ausgabeformat der Datenbestände verwendet ist die PDF-Datei (Portable Document Format). Sie wurde im Jahr 1993 von dem Unternehmen Adobe Inc. entwickelt.
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Das PDF (deutsch: „transportierbares Dokumentenformat“) ist ein universelles, plattformunabhängiges Dateiformat.
Dahinter steht, dass das als PDF-Datei erzeugte Dokument unabhängig von der benutzten Hardware und deren Betriebssystem das Original-Layout des Dokuments mit Schriftarten und eventuellen Bildern beibehält.
Dies gilt auch beim Ausdrucken auf Papier und bei der Betrachtung auf dem Bildschirm.
Worin liegt der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?
Weltweit wird PDF als etabliertes und bekanntes Dateiformat für den digitalen Versand, die Ablage und den Austausch von elektronischen Dokumenten verwendet.
Als eine spezielle Erweiterung wurde im Jahr 2005 PDF/A entwickelt, um eine jahrzehntelange und zuverlässige Archivierung der digitalen Dokumente mit Text, Vektorgrafiken, Bildern und dazugehörigen Metadaten (Dateinamen, Änderungsdatum usw.) zu gewährleisten und diese ohne Einschränkung lesbar und verwendbar zu machen.
Welche Optionen der Datenausgabe-Strukturen von digitalisierten Datensätzen sind möglich?
Je nachdem, welche Datenausgabe-Struktur Sie wünschen, bieten wir Ihnen verschiedene Optionen für die zuverlässige digitale Archivierung an, die selbstverständlich exakt auf Ihre internen Prozesse und Anforderungen ausgerichtet sind.
Unser Team bereitet die digitalisierten Daten stets in einer übersichtlichen Datenausgabe-Struktur für Sie vor. Unter Maßgabe und Anwendung unserer internen Qualitätsstandards, u. a. durch das Vier-Augen-Prinzip, werden die Daten vor der Datenübergabe an Sie zuverlässig geprüft und protokolliert. Grundsätzlich erfolgt die Übergabe Ihrer sensiblen digitalisierten Daten an Sie auf verschlüsselten Datenträgern.
Nachfolgend stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten der Datenausgabe der digitalisierten Datensätze vor:
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1. Datenausgabe pro Akte | eine PDF-Datei
Die überwiegend verwendete Dateistruktur bei Scan-Projekten heißt:
Eine PDF-Datei pro Ordner oder Akte. Die Dateibenennung erfolgt gemäß Ihren Vorgaben oder entsprechend der Ordnerrückenbeschriftung.
In der Regel wünschen unsere Kunden eine PDF-Datei pro Digitalisierungsobjekt.
Auch wenn Sie bei dieser Option keine Unterteilung in Bezug auf den Inhalt der Akte in digitalisierter Form wünschen, können Sie – wenn Sie die Option OCR | Texterkennung gewählt haben – die PDF-Datei nach einzelnen Texten oder Begriffen durchsuchen.
Diese Form der Datenausgabe ist u. a. für Patientenakten oder Mandantenakten geeignet.
2. Datenausgabe pro Register bzw. Trennblatt | eine PDF-Datei
Eine weitere Möglichkeit ist die Datenausgabe der Datensätze gemäß Register | Trennblatt in einer PDF-Datei. Hierbei wird die Akte zu einem digitalen Verzeichnis. Bei dieser Option beinhaltet die Datenausgabe-Struktur einen digitalen Hauptordner mit der Bezeichnung der Akte sowie jeweils Unterorder für die bestehenden Register | Trennblätter.
Die digitalisierten Inhalte der einzelnen Register | Trennblätter werden unter der entsprechenden Dateibenennung in digitale Unterordner in gleicher Reihenfolge wie in der Akte als PDF-Datei gespeichert.
Dies ist empfehlenswert, wenn Ihre Akte bereits Ordnerregister bzw. Selektionen beinhaltet. Auch wenn diese Unterteilungen in der physischen Akte noch nicht vorhanden sind, können wir auf Ihren Wunsch und gemäß Ihren Anforderungen eine separierte Datenausgabe vornehmen und digital abbilden. Bei unserem Beratungsgespräch werden wir diese wichtigen Punkte mit Ihnen besprechen und abstimmen. Die gewünschte Ausführung wird dann gemäß Ihren Anforderungen protokolliert und auftragsspezifisch festgehalten.
Diese Form der Datenausgabe eignet sich u. a. für Mieterakten , Personalakten und Bauakten .
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3. Datenausgabe pro Dokument | eine PDF-Datei
Bei dieser Variante fungiert die digitale Akte als ein Verzeichnis. Für jede Akte wird ein Verzeichnis gemäß den Angaben des Aktenordnerrückens generiert. Beinhaltet die Akte auch Register | Trennblätter, werden für diese Unterverzeichnisse erstellt. Die zugordneten Einzeldokumente werden dort jeweils digital abgebildet und gespeichert.
Haben Sie Indexlisten für die Dateibenennung erstellt, werden die digitalen Dokumente dementsprechend benannt. Alternativ können die Dokumente auch fortlaufend von uns nummeriert werden. Auf Wunsch erfasst unser Team die Beschriftung der Register | Trennblätter digital und nimmt auch die Dateibenennung der jeweiligen Dokumente vor.
Soll die entsprechende Dateibenennung aus dem Inhalt der Dokumente generiert werden, wie z. B. nach Aktenzeichen, Betreffzeile, Datum, Mieternummer usw., steht auch dafür eine Option zur Verfügung. Auf Nachfrage erstellen wir gern auch Ihre individuelle Datenstruktur.
Optimierung der Dateigröße
Bei größeren Datensätzen ergibt sich durch die Datenmengen ein hoher Bedarf an Speicherplatz. Um die Dateigröße zu reduzieren, bieten wir Ihnen an, Ihre Dateien unter Beibehaltung der hochwertigen Scanqualität zu komprimieren. Beim Scannen in Farbe werden größere Datenmengen erzeugt als beim Scannen in Graustufen. Uns stehen verschiedene zuverlässige Komprimierungsstufen bei der Datenausgabe zur Verfügung. Wir berücksichtigen hierbei eine optimale Scanqualität verbunden mit der Möglichkeit, die Dokumente jederzeit in ausreichend guter Druckqualität auszudrucken.
Datenübergabe
Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Die digitalisierten Daten stellen wir Ihnen auf verschlüsselten Datenträgern – USB-Stick oder Festplatte – zur Verfügung.
Bevor wir Ihre Daten auf die Datenträger übertragen, werden diese durch unser Team nach dem Vier-Augen- Prinzip geprüft.
Benötigen Sie für Ihre Daten intern ein oder mehrere Backups, übergeben wir Ihnen die identischen Daten in der gewünschten Kopienanzahl auf verschlüsselten Festplatten .
So haben Sie die Möglichkeit, die Daten an verschiedenen sicheren Standorten aufzubewahren.
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