Belegaufbereitung & Digitalisierung durch digitale Erfassung
Bei der Belegaufbereitung erfolgt die Vorsortierung, z.B. die Entklammerung sowie die präzise Beibehaltung der Reihenfolge, auch 1:1 Rücksortierung. Effiziente Aufbereitung durch digitale Protokollierung. Präzise Belegaufbereitung und Vorsortierung für den Scanvorgang.
Zuverlässige Aufbereitung Ihrer Akten für den Scan mit digitalem Protokoll
Bei der Digitalisierung Ihrer Akten achten wir bei jedem Arbeitsschritt auf gleichbleibend hohe Qualität. Um ein optimales Ergebnis bei der Digitalisierung zu erzielen, müssen die Akten entsprechend vorbereitet werden. Zunächst erfassen wir sie in unserem internen digitalen System. Jede Akte erhält einen QR-Code mit entsprechenden Verarbeitungsinformationen sowie eine interne Aktennummer. Die weiteren Arbeitsschritte wie Scannen, digitale Datenerfassung und Klassifizierung bis zur Aktenvernichtung werden exakt und detailliert digital protokolliert.
Durch diesen Workflow gewährleisten wir eine lückenlose und zuverlässige digitale Protokollierung.
Von der Entklammerung bis zur Vorsortierung
Als Vorarbeit vor dem Scanvorgang oder als Belegaufbereitung bzw. Aufbereitung bezeichnen wir Tätigkeiten wie das Entfernen von Büro- oder Heftklammern vom Aktenpapier, das Enttackern sowie das Vorsortieren des eigentlichen Inhalts.
Beim Scannen mit unseren Hochleistungsscannern können wir Formate von der Größe einer Visitenkarte (ca. 8,5 x 5,5 cm) bis zu DIN A3 mit automatischem Belegeinzug verarbeiten.
Deshalb können wir auch verschiede Belegformate, ob DIN A6, DIN A5 oder DIN A4, in einem Durchgang scannen. Ein Vorsortieren oder das Aufkleben von DIN-A5-Belegen auf ein DIN-A4-Blatt ist nicht nötig.
Voraussetzung ist jedoch, dass jedes Blatt als Einzelblatt vorliegt.
Bei diesem Arbeitsschritt wird der komplette Inhalt des Aktenordners entnommen. Die Belegaufbereitung erfolgt bei uns sehr präzise Blatt für Blatt unter Beibehaltung der ursprünglichen Reihenfolge.
Besteht der Wunsch nach bestimmten Vorsortierungen und Kategorisierungen der Dokumente, beachten wir dies bei der Belegaufbereitung und hinterlegen entsprechende QR-Codes. Unsere Scanner lesen die QR-Codes aus und benennen die digitalen Dateien nach den digital hinterlegten Informationen bzw. Dateinamen.
Worauf wir bei der Belegaufbereitung achten
Bestandteil der Aufbereitung ist, dass Heft- und Büroklammern entfernt werden, damit der Inhalt der Aktenordner als lose Blätter vorliegt. Haftnotizen (Post-its) werden vor dem Scanvorgang aussortiert, können auf Wunsch aber auch auf einer Leerseite fixiert und bei der Digitalisierung mit gescannt werden. Nach dem Scan-Vorgang wird der Inhalt der Akte wieder in der originalen Reihenfolge zusammengeheftet.
Angebot einholenRücksortierung 1:1 mit Wiederherstellung auf Kundenwunsch
Wir führen auf Wunsch alle Dokumente nach dem Scanvorgang wieder in den ursprünglichen Zustand zurück.
Das schließt ein, dass alle Büroklammern, Folien, Post-its und Tackernadeln an der gleichen Position wieder angebracht werden.
Belegaufbereitung bei Mischakten inkl. Großformat
Enthalten bestimmte Akten, wie z. B. Bauakten , Projektakten oder Hausakten, auch großformatige Unterlagen und Baupläne werden diese an unseren Großformat-Scannern mit optimalen Scanner-Einstellungen digitalisiert und in einem digitalen Unterordner gespeichert. Damit eine fortwährende lückenlose Digitalisierung gewährleistet ist, scannen wir auf Kundenwunsch zusätzlich den Plankopf als Platzhalter in DIN-A4-Format. Dadurch wird die exakte Position des Zeichnungen und Pläne unveränderbar in der digitalen Akte wiedergegeben.
Wissenswertes zur Präzisen Belegaufbereitung
1. Welche Schritte umfasst die Belegaufbereitung?
- Entfernen von Heftklammern und Büroklammern.
- Glätten und Sortieren der Dokumente.
- Reparatur beschädigter Dokumente.
Erläuterung: Die Belegaufbereitung sorgt dafür, dass alle Dokumente optimal für den Scanprozess vorbereitet sind.
2. Warum ist eine präzise Belegaufbereitung wichtig?
- Verhindert Probleme während des Scanprozesses.
- Erhöht die Qualität der Digitalisate.
- Ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung.
Erläuterung: Eine sorgfältige Belegaufbereitung stellt sicher, dass der Digitalisierungsprozess ohne Unterbrechungen abläuft.
3. Welche Dokumententypen erfordern besondere Vorbereitung?
- Zeichnungen wie Baupläne und Zeichnungen.
- Beschädigte Dokumente oder solche mit Notizen.
- Gebundene Dokumente wie Bücher und Register.
Erläuterung: Einige Dokumententypen benötigen zusätzliche Vorbereitung, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
4. Wer übernimmt die Belegaufbereitung?
- Geschulte Fachkräfte mit Erfahrung im Dokumentenhandling.
- Mitarbeiter, die mit den Anforderungen des Digitalisierungsprozesses vertraut sind.
Erläuterung: Unsere Experten sorgen für eine professionelle und gründliche Vorbereitung Ihrer Dokumente.
5. Welche Herausforderungen können bei der Belegaufbereitung auftreten?
- Beschädigte oder stark verschmutzte Dokumente.
- Unterschiedliche Größen und Formate.
- Besondere Anforderungen an empfindliche Materialien.
Erläuterung: Unsere Erfahrung hilft, solche Herausforderungen effektiv zu meistern.
6. Wie wird die Qualität der Belegaufbereitung geprüft?
- Regelmäßige Kontrollen durch geschulte Mitarbeiter.
- Plausibilitätsprüfungen während des Prozesses.
- Einsatz des Vier-Augen-Prinzips bei kritischen Dokumenten.
Erläuterung: Durch sorgfältige Prüfungen stellen wir sicher, dass alle Dokumente den Anforderungen entsprechen.
7. Welche Vorteile bietet die professionelle Belegaufbereitung?
- Erhöhte Effizienz im Digitalisierungsprozess
- Bessere Qualität der Digitalisate.
- Weniger Fehler während des Scanprozesses.
Erläuterung: Die professionelle Vorbereitung Ihrer Dokumente spart Zeit und verbessert die Ergebnisse.
8. Wie wird die Belegaufbereitung dokumentiert?
- Erstellung eines Vorbereitungsprotokolls.
- Notierung besonderer Anforderungen oder Probleme.
- Transparente Übergabe an das Scanteam.
Erläuterung: Die Dokumentation sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Prozess.
Digitale Dokumentenerfassung