Rechtskonforme Digitalisierung:
Unterschiede zwischen revisionssichere, rechtssichere und beweiswerterhaltende Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet viele Vorteile: weniger Papierberge, effizientere Arbeitsprozesse und schnellerer Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Unternehmen und Selbstständige können ihre Archivierung effizienter gestalten und gleichzeitig Platz sowie Kosten sparen.
Doch dabei stellen sich zentrale Fragen:
Ist eine digitale Datei genauso rechtssicher wie das Original?
Und wann dürfen Papierdokumente vernichtet werden?

Revisionssichere und rechtssichere Archivierung spielt hier eine entscheidende Rolle.
Nicht jede Dokumenten-Digitalisierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, damit digitalisierte Dokumente in Prüfverfahren oder vor Gericht als vollwertiger Ersatz für das Original gelten. Doch welche Standards müssen eingehalten werden?
Und was sind die Unterschiede zwischen GoBD, TR-Resiscan und revisionssicherer Archivierung?

Wichtige Fragen, die sich viele stellen:

• Wie können digitale Dokumente rechtskonform archiviert werden?
• Was bedeuten Revisionssicher, Rechtssicher und Beweiswerterhaltung in der Praxis?
• Wann können digitalisierte Dokumente das Original ersetzen – und wann nicht?
• Welche Rolle spielen GoBD, TR-Resiscan und TR-ESOR für eine beweiskräftige Archivierung?

Warum sind diese Fragen relevant?

Ob Unternehmen, Freiberufler, Behörden oder Privatpersonen – wer Dokumente revisionssicher und rechtskonform digital archivieren möchte, sollte sich mit den bestehenden Vorgaben, Anforderungen und technischen Möglichkeiten befassen.

Diese Seite bietet eine Übersicht über zentrale Begriffe sowie Anforderungen und zeigt, welche Aspekte für eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung eine Rolle spielen können.

Detaillierte Informationen für optimal vorbereitete Scan-Projekte:

• TR-Resiscan - Erläuterungen und Informationen
• Ersetzendes Scannen - Kommpakt zusammengefasst
• Revisionssicher Scannen - Schutz vor Manipulation

Abgrenzung zwischen Revisionssicher, Rechtssicher und Beweiswert

Die Begriffe Revisionssicher, Rechtssicher und Beweiswert werden oft synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Bedeutungen haben. Für eine rechtskonforme Digitalisierung und digitale Archivierung ist es wichtig, diese Begriffe klar zu unterscheiden.

Zusammenhang zwischen den Begriffen:

• Revisionssicher stellt sicher, dass ein Dokument unverändert archiviert wird.
• Rechtssicher bedeutet, dass das Dokument gesetzlichen Vorgaben entspricht.
• Der Beweiswert eines digitalen Dokuments ist am höchsten, wenn es sowohl revisionssichere als auch rechtssichere Anforderungen erfüllt.

Wichtige Abgrenzung

Ein GoBD-konformes Dokument ist revisionssicher und kann das Original ersetzen, sofern die Anforderungen an eine unveränderbare, nachvollziehbare und vollständige digitale Archivierung erfüllt sind.

Die TR-Resiscan (Technische Richtlinie RESISCAN) des BSI definiert den Stand der Technik für das ersetzende Scannen und wird durch § 7 des E-Government-Gesetzes (EGovG) als maßgeblicher Standard anerkannt. Obwohl die TR-Resiscan keine eigenständige gesetzliche Grundlage darstellt, wird sie vermehrt in Deutschland als anerkannte technische Vorgabe verwendet.

Was bedeutet dies?

• GoBD-konforme Digitalisierung ermöglicht die Vernichtung von Papieroriginalen, sofern alle Anforderungen erfüllt sind.
• TR-Resiscan steigert den Beweiswert digitalisierter Dokumente, stellt jedoch keine rechtliche Garantie dar, sondern definiert den aktuellen Stand der Technik.

Gerichte orientieren sich an der TR-Resiscan, entscheiden aber im Einzelfall über den Beweiswert eines digitalisierten Dokuments.

Die GoBD ermöglichen die digitale Archivierung und den Ersatz von Papieroriginalen, sofern die Anforderungen an eine revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung erfüllt sind.
Die TR-Resiscan (Technische Richtlinie RESISCAN) des BSI ergänzt diesen Prozess, indem sie den Stand der Technik für das ersetzende Scannen definiert. In der Praxis wird TR-Resiscan von vielen Behörden und Unternehmen als anerkannter Standard genutzt und von Gerichten häufig als Maßstab herangezogen.

Warum ist TR-Resiscan relevant?

• Anerkennung in der Praxis: Obwohl keine gesetzliche Pflicht besteht, wird TR-Resiscan in vielen Fällen als „Best Practice“ akzeptiert.
• Erfüllung des § 7 EGovG: Da das E-Government-Gesetz vorschreibt, dass Digitalisierung nach dem Stand der Technik erfolgen sollte, orientieren sich viele an TR-Resiscan.
• Steigerung des Beweiswerts: Digitalisierte Dokumente, die nach TR-Resiscan konform erstellt wurden, werden von Gerichten in der Regel als beweiskräftiger angesehen als einfache Scans.

Digitale Archivierung: Dokumente, die nach Digitalisierung vernichtet werden können

Unter bestimmten Bedingungen können Dokumente digital archiviert und anschließend vernichtet werden. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn die digitale Archivierung GoBD-konform oder nach TR-Resiscan-Richtlinien durchgeführt wird.

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sofern sie GoBD-konform digitalisiert wurden und keine handschriftlichen Ergänzungen enthalten.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die nach einer revisionssicheren Archivierung nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden müssen.
• Krankmeldungen, Urlaubsanträge und sonstige interne Verwaltungsdokumente, die nach einer sicheren digitalen Speicherung in der Regel nicht mehr benötigt werden.

Wichtig: Auch wenn Dokumente GoBD-konform digitalisiert wurden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die digitalen Versionen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert sind. Es empfiehlt es sich immer, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den Scanprozess umfassend beschreibt.

Fazit – Revisionssichere und rechtssichere Digitalisierung für alle

Digitale Archivierung betrifft nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden, Freiberufler und Privatpersonen. Wer sich auf digitale Archivierung verlässt, sollte sicherstellen, dass Dokumente nicht einfach nur gescannt, sondern rechtskonform digitalisiert werden. Mit der richtigen Strategie können alle Beteiligten Zeit, Platz und Kosten sparen – ohne rechtliche Risiken einzugehen.

• Eine GoBD-konforme Digitalisierung erlaubt die Vernichtung von Papieroriginalen für steuerliche Unterlagen – jedoch nur unter bestimmten Bedingungen.

  Hintergrund: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erlauben die Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Papierdokumenten. Allerdings müssen dafür folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Revisionssichere Digitalisierung: Das Dokument sollte unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig digital archiviert werden.
• Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation: Der gesamte Scan- und Archivierungsprozess sollte dokumentiert sein.
• Steuerrechtliche Relevanz: Die Regelung der GoBD gilt nur für Unterlagen, die unter das Handels- oder Steuerrecht fallen.

Wichtig: Nicht alle steuerlichen Dokumente dürfen vernichtet werden! Manche Unterlagen müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden, z. B. Eröffnungsbilanzen, notarielle Urkunden oder Dokumente mit Beglaubigungen.

• TR-Resiscan ist aktuell die einzige anerkannte Methode zur rechtskonformen Digitalisierung, bietet aber keine absolute Garantie für den Beweiswert.

Hintergrund: Da es keine gesetzliche Grundlage für eine rechtsverbindliche Digitalisierung gibt, nutzen viele Unternehmen und Behörden BSI TR-Resiscan, da es als bewährte technische Richtlinie gilt. Gerichte orientieren sich häufig an den TR-Resiscan-Vorgaben, doch eine 100%ige rechtliche Absicherung gibt nicht.

Fazit: TR-Resiscan ist die derzeit beste verfügbare Lösung, um digitalisierte Dokumente mit einem hohen Beweiswert zu versehen – eine gesetzlich verbindliche Alternative gibt es nicht.

Digitale Archivierung ersetzt nicht automatisch die physische Archivierung – Papierdokumente können weiterhin aufbewahrt werden, wenn dies erforderlich ist.

Hintergrund: Viele setzen „Archivierung“ mit digitaler Archivierung gleich, doch es gibt wesentliche Unterschiede:

• Physische Archivierung: Papierdokumente werden in Aktenordnern oder Archiven aufbewahrt. Dies kann erforderlich sein, wenn Originale gesetzlich vorgeschrieben sind (z. B. Bilanzen, Arbeitsverträge, notarielle Urkunden, Dokumente mit Originalunterschrift).
• Digitale Archivierung: Dokumente werden revisionssicher digitalisiert und elektronisch gespeichert. Diese Form ist effizienter, platzsparend und erlaubt eine schnellere Suche. Doch nicht jedes digitalisierte Dokument darf automatisch vernichtet werden.

Wichtig: Die Entscheidung zwischen physischer und digitaler Archivierung hängt von den gesetzlichen Vorgaben, dem Beweiswert und der Archivierungsstrategie ab. In vielen Fällen ist eine Kombination aus beidem sinnvoll.

Essenzielle Originaldokumente sollten weiterhin physisch archiviert werden, während weniger kritische Unterlagen revisionssicher digitalisiert und anschließend vernichtet werden können.

Wichtig: Die Entscheidung zur Vernichtung von Papieroriginalen sollte immer anhand gesetzlicher Vorgaben und des individuellen Beweiswerts der Dokumente erfolgen. Eine durchdachte Kombination aus physischer und digitaler Archivierung sorgt für Sicherheit und Effizienz.