Revisionssicher Scannen - Schutz vor Manipulation
Revisionssicher Scannen, bietet Ihnen die Sicherheit die Dateien unveränderlich, fälschungssicher & vor Verlust gesichert digital zu archivieren. Die genaue Abbildung der Originale sowie der Schutz vor Manipulation sind u.a. die technischen Voraussetzungen für revisionssichere Digitalisate.
Was bedeutet revisionssicheres Scannen?
1. Revisionssicher Scannen gemäß den Grundsätzen der GoBD
In der heutigen digitalen Geschäftswelt spielt die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen (GoBD), insbesondere im Kontext der digitalen Archivierung eine zentrale Rolle für Unternehmen und Institutionen aller Größenordnungen.
Das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung und die GoBD regeln die grundlegenden Vorgaben und Anforderungen, die Unternehmer beachten müssen, damit ihre digitalen Aufzeichnungen den steuerlichen Beweiszwecken der Finanzbehörden standhalten.
2. Was bedeutet der Begriff revisionssicher?
Der Begriff 'revisionssicher' impliziert in den eigentlichen Wortsinnen, dass Informationen, Prozesse oder Dokumente vor einer Abänderung geschützt sind und somit im Sinne der Compliance und Regelkonformität manipulationssicher sind. Ursprünglich bezog sich dieser Begriff rein auf die Archivierung von Informationen im handels- und steuerrechtlichen Bereich. Mittlerweile hat er jedoch eine erweiterte Bedeutung erlangt und bezeichnet analog dazu die verfälschungssichere, langfristige Archivierung von elektronischen Informationen auf digitalen Speichermedien. Somit steht die Revisionssicherheit für eine unveränderliche und zuverlässige Aufbewahrung von Daten, die im Falle einer Überprüfung oder Prüfung als vertrauenswürdig und korrekt gelten.
3. Was bedeutet Revisionssicherheit?
Parallel dazu gewinnt auch die Revisionssicherheit von elektronischen Daten zunehmend an Bedeutung. Eine revisionssichere bzw. rechtssichere digitale Archivierung muss nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch u.a. die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit von elektronischen Dokumenten, Aufzeichnungen und Unterlagen erfüllen.
Revisionssicherheit bezieht sich nicht nur auf die Integrität und Zuverlässigkeit der archivierten Daten selbst, sondern auch auf die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit des gesamten Verfahrens der digitalen Aufbewahrung. Dies umfasst sowohl technische Komponenten als auch die Prozesse, Anforderungen, Richtlinien und Verfahren zur Verwaltung und Sicherung der Daten. Ein wichtiges Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die archivierten Informationen wieder auffindbar, prüfbar, nachvollziehbar, unveränderbar und manipulationssicher sein müssen.
Für digitale Archivsysteme gelten strenge Vorgaben. Deshalb müssen die Anforderungen gemäß dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung sowie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) erfüllt werden.
4. Was bedeutet GoBD?
GoBD bedeutet: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. GoBD legen die grundlegenden Prinzipien für Unternehmen fest, damit ihre Bücher und Aufzeichnungen von den Finanzbehörden für steuerliche Zwecke anerkannt werden können.
Die GoBD regeln entsprechend auch die Vorgaben, für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Geschäftsunterlagen. Diese legen fest, wie elektronische Daten zu erfassen, zu verarbeiten, zu speichern und zu archivieren sind, um die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung zu gewährleisten.
Zusätzlich müssen digitale Archivsysteme den Anforderungen an den Datenzugriff sowie möglichen weiteren steuerlichen, handelsrechtlichen und strafprozessualen Richtlinien entsprechen.
In der Welt der digitalen Archivierung und Compliance sind bestimmte Begriffe und Konzepte von entscheidender Bedeutung, um die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von elektronischen Daten zu gewährleisten.
Im Folgenden werden wichtige Begriffe im Zusammenhang mit Revisionssicherheit und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen (GoBD) kurz erläutert.
5. Wichtige Begriffe der GoBD kurz erklärt:
Diese Begriffe bilden das Fundament für eine verlässliche und gesetzeskonforme, ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Geschäftsunterlagen und tragen zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen digitalen Archivierung bei.
- Ordnungsmäßigkeit: Gewährleistung, dass alle Geschäftsvorfälle nach den gesetzlichen Anforderungen ordnungsgemäß erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
- Vollständigkeit: Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen vollständig erfasst und archiviert werden, ohne Lücken oder Auslassungen.
- Nachvollziehbarkeit: Möglichkeit, sämtliche Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung lückenlos und verständlich zu rekonstruieren und nachzuvollziehen. Jeder Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen.
- Prüfbarkeit: Sicherstellung, dass alle Verfahrensprozesse und die archivierten Daten einer unabhängigen Prüfung unterzogen werden können, um deren Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen.
- Sicherheit des Gesamtverfahrens: Gewährleistung, dass das gesamte Archivierungsverfahren inklusive aller Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht und manipulationsfrei ist.
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Sicherstellung, dass archivierte Daten unveränderlich und vor jeglicher Manipulation oder Verfälschung geschützt sind.
- Sicherstellung vor Verlust: Maßnahmen zur Verhinderung von Datenverlusten und zur Gewährleistung einer langfristigen und sicheren Aufbewahrung der archivierten Informationen.
- Datenzugriff mit Berechtigungskonzept: Sicherstellung, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die archivierten Daten haben und diese entsprechend ihrer Berechtigung nutzen können.
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Gewährleistung, dass alle digital archivierten Informationen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
- Verfahrensdokumentation: Umfassende Dokumentation und Beschreibung aller Prozesse und Maßnahmen für die Einhaltung der im Zusammenhang mit der digitalen Archivierung einhergehenden Vorgaben und Grundsätze, um deren Nachvollziehbarkeit und Transparenz sicherzustellen. Sichtbarmachung der Änderungen im Archivsystem.
Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung erteilen. Die genannten Informationen sollen lediglich unverbindlich einen vereinfachten Überblick vermitteln.
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