Scandienstleister für Mieterakten scannen und digital archivieren
Professionelle Digitalisierung und Archivierung Ihrer Mieterakten, Hausakten und Immobilienakten. Effiziente Pflege und Verwaltung durch die digitale Mieterakte.
Mieterakten professionell digitalisieren und archivieren
Sparen Sie Personalkosten und Zeit durch die digitale Archivierung Ihrer Mieterakten. Im Rahmen der digitalen Transformation führen viele Haus- und Wohnungsverwaltungen sowie Immobilienbüros die digitale E-Akte für die Verwaltung und Pflege der Mieterdokumente ein.
Die Bestandsarchive der Immobilienwirtschaft werden immer umfangreicher und wachsen stetig. Viele Akten der Bestandsobjekte und der Mieterunterlagen haben sich über Jahre angesammelt. Besonders die Mieterakten unterliegen keiner gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, sie gilt nur für einzelne Belege und Dokumente.
Wegen der Nachvollziehbarkeit werden die Dokumente und Unterlagen meist jedoch weiterhin physisch aufbewahrt und archiviert. Dadurch entstehen umfangreiche Mieteraktenbestände, die Kosten für Verwaltung, Pflege und Aufbewahrung der Akten mit sich bringen. Hier heißt die Lösung: digitale Mieterakte.
Lagerraum, Zeitaufwand und Kosten senken mit digitaler Mieterakte
Die digitale Mieterakte hat viele Vorteile und erleichtert die Arbeit bei der Immobilienverwaltung. Die neue Form der Aktenverwaltung reduziert den Bearbeitungsaufwand immens, ebenso den Platzbedarf für die Archivierung der analogen Mieterakten. Sie bietet auch die Chance für ein Update: Die Sortierung und Selektion von passiven und aktiven Mieterakten und deren Übertragung in eine digitale Mieterakte hilft Ihnen dabei, Ihren Aktenbestand zu aktualisieren.
Die Vorgaben des Datenschutzes und besonders die gesetzlichen Regelungen der DSGVO sind strengstens zu befolgen. Die DSGVO regelt, welche Informationen, Daten und auch Dokumente in einer Mieterakte gespeichert und somit archiviert werden dürfen.
Vorteile der digitalen Mieterakte
- Effiziente Verwaltung und Pflege der Mieterakten
- Aktualisierung des Mieteraktenbestandes, Ausweisung passiver und aktiver Mieterakten
- Einhaltung des Datenschutzes
- Schnelles Auffinden von Dokumenten und Stichworten durch OCR | Texterkennung
- Reduzierung des Platzbedarfs der Mieterakten
Die Digitalisierung von Mieter- und Gewerberaumakten führt zu einer erheblichen Zeitsparnis für die Pflege und Verwaltung dieser Dokumente. Vor dem Digitalisierungsprozess und der Einführung der digitalen Akte sollten Sie zunächst jedoch die Übergabe der sensiblen und vertraulichen Unterlagen an einen externen Scan-Dienstleister prüfen.
Ist es immer erforderlich, die Mieterakten zum Scannen außer Haus zu geben?
Nachfolgend erfahren Sie, welche Optionen wir Ihnen für die Digitalisierung Ihrer Mieterakten anbieten:
Scannen extern durch uns als Ihren Scan-Dienstleister
Wir übernehmen den Aktentransport und holen die Mieterakten bundesweit direkt in Ihrem Unternehmen ab.
Dies kann auch Teilabholungen von Bestandsakten beinhalten, beispielsweise wenn Sie zuerst die aktiven Mieterakten scannen lassen möchten und später die passiven.
Abholung und Transport erfolgen selbstverständlich datenschutzkonform.
Als Scan on Demand bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden die von Ihnen benötigten, bei uns befindlichen Mieterakten kurzfristig und priorisiert zu scannen und Ihnen digital über unser eigenes A8-Datenportal zur Verfügung zu stellen. Sie haben durch Scan on Demand Zugriff auf jede gewünschte Akte.
Digitalisierung von Mieterakten direkt in Ihrem Unternehmen | Scannen vor Ort
Die vertraulichen Mieterakten und Dokumente dürfen Ihr Unternehmen nicht verlassen, sollen aber digitalisiert werden?
Unser erfahrenes Team kommt nach Abstimmung mit Ihnen an Ihren Unternehmensstandort und scannt Ihre Papierakten in Ihren eigenen Räumen .
Unabhängig davon, für welche der genannten Optionen Sie sich entscheiden werden – zur Qualitätsprüfung der Digitalisierung erhalten Sie von uns stets vorab eine gescannte Mieterakte als Testscan. Erst nach Ihrer Prüfung entsprechend Ihrer Qualitätskriterien sowie Scan-Freigabe werden die weiteren Mieterakten gescannt und digitalisiert. Hierdurch haben Sie die Sicherheit, eine gleichbleibende Ausführungsqualität aller digitalisierten Mieterakten zu erhalten.
- Transport und Logistik entfallen
- direkte Kommunikation zwischen Ihnen und uns
- Zugriff auf Originale für jeden jederzeit möglich
- Qualitätskontrolle und sofortige Verfügbarkeit
Für mehr Informationen beraten wir Sie gern, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
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