Ersetzendes Scannen Verfahrensdokumentation

1. Einleitung

Die Verfahrensdokumentation für „Ersetzendes Scannen“ beschreibt die technischen und organisatorischen Vorgaben, damit der Digitalisierungsprozess strukturiert, nachvollziehbar und qualitativ hochwertig durchgeführt wird.
Sie legt den Fokus auf die Einhaltung zentraler Anforderungen wie Integrität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Schutzbedarfsanalyse. Damit dient sie als Grundlage für einen sicheren und optimierten Workflow.

1.1 Zentrale Anforderungen der Verfahrensdokumentation:

1. Integrität: Sicherstellung, dass die digitalen Abbilder dem Original inhaltlich und bildlich entsprechen.
2. Vertraulichkeit: Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff während des gesamten Prozesses.
3. Schutzbedarfsanalyse: Bewertung der Risiken und Definition geeigneter Sicherheitsmaßnahmen.
4. Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte für interne und externe Prüfungen.

3. Wie wird der Manipulationsschutz gewährleistet?

Der Manipulationsschutz ist ein zentraler Bestandteil des ersetzenden Scannens, damit digitale Abbilder unverändert und vertrauenswürdig bleiben. Durch qualifizierte technische Maßnahmen, wie elektronische Signaturen oder Siegel, wird gewährleistet, dass jedes Dokument nach der Digitalisierung manipulationssicher bleibt.

Dieser Schutz wird durch technische und organisatorische Maßnahmen erreicht, die Manipulationen verhindern und jede Veränderung nachvollziehbar machen.

Zusätzlich dokumentiert der Transfervermerk alle relevanten Schritte im Scanprozess, wodurch eine nachträgliche Veränderung sofort erkennbar wäre. Archivgerechte Dateiformate wie PDF/A und sichere Speichermethoden tragen ebenfalls dazu bei, dass die Daten langfristig geschützt und rechtssicher bleiben.

3.1 Welche Kernmaßnahmen zur Manipulationssicherheit verfolgt das Ersetzendes Scannen:

1. Qualifizierte elektronische Signaturen/Siegel: Diese garantieren, dass keine nachträglichen Änderungen am digitalen Abbild vorgenommen wurden. Jede Manipulation würde die Signatur sofort ungültig machen, wodurch Änderungen unmittelbar erkennbar werden.
2. Transfervermerk: Der Transfervermerk dokumentiert alle relevanten Prozessschritte, vom Scannen bis zur Datenbereitstellung, und stellt sicher, dass der Ablauf nachvollziehbar bleibt.
3. Archivgerechte Dateiformate: Standards wie PDF/A-2b sorgen für Langzeitsicherheit und verhindern, dass Dateien im Laufe der Zeit verändert werden können.
4. Technische Sicherheit: Verschlüsselte Datenübertragung und Zugriffsbeschränkungen schützen die digitalen Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Veränderungen.

5. Warum ist eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar?

Eine Verfahrensdokumentation ist ein unverzichtbares Werkzeug, um den Prozess des Ersetzenden Scannens“ nachvollziehbar, sicher und qualitätsgerecht zu gestalten.
Sie dient nicht nur der internen Steuerung und Kontrolle, sondern ist auch entscheidend für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und die Nachvollziehbarkeit gegenüber Dritten.

5.1 Gründe für die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation:

1. Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit:
   • Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte, um interne und externe Prüfungen zu ermöglichen.
   • Nachweis der Integrität und Übereinstimmung zwischen Originaldokumenten und digitalen Abbildern.
2. Revisionssicherheit:
   • Dokumentation gemäß TR-Resiscan-Anforderungen, um die Revisionssicherheit der digitalen Dokumente zu gewährleisten.
   • Schutz vor rechtlichen Risiken durch klare Prozessvorgaben.
3. Transparenz für den Auftraggeber:
   • Klare Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
   • Sicherheit für den Auftraggeber, dass der Digitalisierungsprozess qualitätsgerecht und sicher durchgeführt wird.
4. Fehlervermeidung:
   • Präzise Vorgaben und Arbeitsanweisungen reduzieren potenzielle Fehlerquellen.
   • Einheitliche Vorgaben für alle Beteiligten schaffen Effizienz und minimieren Fehlerquellen.
   • Frühzeitiges Erkennen und Korrigieren von Schwachstellen spart Zeit und Kosten.

Als Ihr Scandienstleister verfügen wir selbstverständlich über eine sorgfältig und detailliert erstellte Verfahrensdokumentation für unseren Scanprozess, die den Anforderungen des TR Resiscan-konformen Scanprozesses entspricht. Unsere umfassende Dokumentation beschreibt detailliert jeden Schritt unseres Scanprozesses gemäß der Richtlinie. Durch die strikte Einhaltung dieser Vorgaben stellen wir sicher, dass unsere digitalisierten Dokumente den höchsten Qualitätsstandards entsprechen.

Dieses operative Dokument stellt sicher, dass unser Scanprozess ordnungsgemäß und standardkonform durchgeführt wird. Die Verfahrensanweisung dient dabei als Arbeitsanweisung für unsere Leistungserbringung und gewährleistet eine anforderungsgerechte, nachvollziehbare und qualitativ hochwertige Digitalisierung der Dokumente.

Unsere Schnittstellenbeschreibung – Ihr Vorteil bei der Zusammenarbeit mit einem externen Scandienstleister

Als externer Scandienstleister übernehmen wir für Sie den gesamten Prozess der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Ein zentrales Element unserer Arbeit ist die Erstellung einer Schnittstellenbeschreibung, die alle technischen und organisatorischen Übergabepunkte zwischen uns und Ihnen als Auftraggeber dokumentiert.

Was beinhaltet die Schnittstellenbeschreibung?

1. Detaillierte Prozessbeschreibung:
   • Klare Darstellung aller Schritte im generischen Scanprozess.
   • Definition der Übergabeformate und technischen Anforderungen (z. B. PDF/A, Verschlüsselung).
2. Verantwortlichkeiten:
   • Präzise Zuweisung der Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen Auftraggeber und Dienstleister.
3. Sicherheitsmaßnahmen:
   • Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherstellung von Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit.
4. Einfache Integration:
   • Unsere Schnittstellenbeschreibung ermöglicht es Ihnen, die Anforderungen des generischen Scanprozesses nahtlos in Ihre eigene Verfahrensdokumentation zu integrieren.

Ihr Vorteil durch unsere Schnittstellenbeschreibung:

1. Entlastung:
   Sie müssen sich nicht intensiv mit den Anforderungen des generischen Scanprozesses auseinandersetzen – wir übernehmen diese Aufgabe vollständig
2. Einhaltung der Vorgaben:
   Unsere Schnittstellenbeschreibung entspricht den Anforderungen der TR-Resiscan und sichert eine rechtskonforme Umsetzung.
3. Wichtige Anforderung bei externen Scandienstleistern:
   Wenn Sie grundsätzlich einen externen Scandienstleister beauftragen, sollte diese wichtige Anforderung der Schnittstellenbeschreibung nicht außer Acht gelassen werden. Sie ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit Ihres Scanprozesses.

Unsere Schnittstellenbeschreibung ist mehr als nur eine Dokumentation – sie entlastet Sie aktiv und schafft die Grundlage für einen sicheren und reibungslosen Digitalisierungsprozess. Lassen Sie uns gemeinsam die Digitalisierung Ihrer Dokumente auf ein neues Level heben.