Digitale Dokumentenerfassung - Dokumente digital erfassen
Was Sie zum Thema digitale Dokumentenerfassung wissen sollten
Dokumente professionell digital erfassen
Um die komplexen Beziehungen von Dokumenten für ein datenbankbasiertes System oder für Ihren internen digitalen Ablauf abzubilden, müssen für digitalisierte Dokumente zusätzliche Informationen erfasst werden. Diese digitalen Informationen können bereits in der Dateibenennung enthalten sein oder als Zusatzinformationen im digitalen Dateiformat (PDF) verankert werden.
Wir machen es möglich, bestimmte Informationen beim Scanvorgang digital zu separieren und diese sowohl für die Dateibenennung zu verwenden als auch in externe digitale Listen, z. B. in einer Excel-Datei, zu übertragen. So können wir z. B. bei Arbeitsverträgen, Kundenaufträgen oder Autorenverträgen bestimmte von Ihnen gewünschte Informationen, wie Datum, Betreffzeile und Autorennamen, festhalten und für die digitale Dokumentenerfassung verwenden.
Durch die Digitalisierung der Daten können sogar noch weitere Beziehungen abgebildet werden, z. B. Verknüpfungen mit anderen Vorgängen des gleichen Kunden, der gleichen Abteilung oder mit ähnlichem Inhalt. Zusatzdaten werden als Metadaten zu den Dokumenten gespeichert. Die Erfassung erfolgt idealerweise direkt vor dem Scan-Vorgang .
Adäquat zum verwendeten Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellen wir bei Bedarf Indizes, die zusammen als digitale Dokumentenerfassung eingespeist werden können.
Wissenswertes zur Digitalen Dokumentenerfassung
1. Welche Technologien werden für die digitale Dokumentenerfassung verwendet?
- Einsatz leistungsfähiger Scanner für unterschiedliche Dokumententypen.
- Verwendung von OCR-Technologien zur Texterkennung.
- Sicherung der Datenintegrität durch Prüfmechanismen.
Erläuterung: Unsere Technologien ermöglichen eine zuverlässige und präzise Digitalisierung Ihrer Dokumente.
2. Wie wird die Qualität der Dokumentenerfassung sichergestellt?
- Regelmäßige Kalibrierung der Geräte.
- Plausibilitätsprüfungen während des Prozesses.
- Manuelle Nachkontrolle durch Fachpersonal.
Erläuterung: Diese Maßnahmen garantieren eine gleichbleibend hohe Qualität der digitalisierten Dokumente.
3. Welche Dokumententypen können digital erfasst werden?
- Standardformate wie A4 und A3.
- Großformate wie Pläne und Zeichnungen.
- Spezialformate wie Karten und gebundene Dokumente.
Erläuterung: Wir können eine Vielzahl von Dokumententypen digitalisieren, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen.
4. Wie wird die Datensicherheit während der Erfassung gewährleistet?
- Einsatz von verschlüsselten Speichermedien.
- Zugriffsbeschränkungen und Autorisierungskontrollen.
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen der Systeme.
Erläuterung: Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei uns hohe Priorität. Unsere Systeme verhindern unbefugten Zugriff
5. Was sind die Vorteile der OCR-Texterkennung?
- Ermöglicht die Durchsuchbarkeit digitaler Dokumente.
- Spart Zeit durch schnelle Textsuche.
- Erleichtert die Integration in Dokumentenmanagementsysteme.
Erläuterung: OCR-Technologie macht Ihre digitalisierten Dokumente effizient nutzbar und leicht zugänglich.
6. Wie schnell erfolgt die Dokumentenerfassung?
- Abhängig von der Menge und Komplexität der Dokumente.
- Einsatz von Hochleistungsscannern für große Volumina.
Erläuterung: Unsere effizienten Prozesse sorgen für eine zügige und zuverlässige Digitalisierung Ihrer Unterlagen.
7. Welche Formate werden für die Ausgabe der digitalisierten Dokumente angeboten?
- Standardformate wie PDF und PDF/A.
- Bildformate wie TIFF und JPG.
Erläuterung: Wir bieten Ihnen flexible Ausgabeformate, die auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind.
8. Wie unterstützt die A8 Medienservice GmbH bei der Integration der digitalisierten Dokumente?
- Beratung zur Anbindung an bestehende Systeme.
- Bereitstellung der Daten in kompatiblen Formaten.
- Unterstützung bei der Datenübertragung.
Erläuterung: Unsere Unterstützung stellt sicher, dass die digitalisierten Dokumente nahtlos in Ihre Arbeitsprozesse integriert werden können.
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