Digitale Dokumentenerfassung - Dokumente digital erfassen

Um die komplexen Beziehungen von Dokumenten für ein datenbankbasiertes System oder für Ihren internen digitalen Ablauf abzubilden, müssen für digitalisierte Dokumente zusätzliche Informationen erfasst werden. Diese digitalen Informationen können bereits in der Dateibenennung enthalten sein oder als Zusatzinformationen im digitalen Dateiformat (PDF) verankert werden.

Wir machen es möglich, bestimmte Informationen beim Scanvorgang digital zu separieren und diese sowohl für die Dateibenennung zu verwenden als auch in externe digitale Listen, z. B. in einer Excel-Datei, zu übertragen. So können wir z. B. bei Arbeitsverträgen, Kundenaufträgen oder Autorenverträgen bestimmte von Ihnen gewünschte Informationen, wie Datum, Betreffzeile und Autorennamen, festhalten und für die digitale Dokumentenerfassung verwenden.

Durch die Digitalisierung der Daten können sogar noch weitere Beziehungen abgebildet werden, z. B. Verknüpfungen mit anderen Vorgängen des gleichen Kunden, der gleichen Abteilung oder mit ähnlichem Inhalt. Zusatzdaten werden als Metadaten zu den Dokumenten gespeichert. Die Erfassung erfolgt idealerweise direkt vor dem Scan-Vorgang .

Adäquat zum verwendeten Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellen wir bei Bedarf Indizes, die zusammen als digitale Dokumentenerfassung eingespeist werden können.

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