Dokumentenarchivierung – Sicher, digital und effizient
Die Dokumentenarchivierung ist für Unternehmen essenziell, um Geschäftsprozesse effizient und gesetzeskonform zu gestalten.
Durch digitale und elektronische Archivierung können Dokumente sicher gespeichert, leicht zugänglich gemacht und langfristig vor Verlust geschützt werden.
Unternehmen profitieren von strukturierten Workflows, reduzierten Papierbergen und gesteigerter Datensicherheit.
Was bedeutet Dokumentenarchivierung?
Die Dokumentenarchivierung bezeichnet die elektronische Speicherung von Dokumenten, um diese langfristig sicher und jederzeit abrufbar zu halten. Im Gegensatz zur Papierarchivierung ermöglicht sie eine schnelle Suche, strukturiertes Ablegen und effiziente Verwaltung von Dokumenten. Unternehmen profitieren von einer zentralisierten Ablage und einer besseren Nachvollziehbarkeit von Dokumentenbewegungen.
Digitale und elektronische Archivierung – Begriffe und Bedeutung
Die Begriffe digitale Archivierung und elektronische Archivierung werden häufig synonym verwendet, da beide die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form betreffen. In der Praxis gibt es keine strikte Trennung, da beide Konzepte ähnliche Ziele verfolgen: die langfristige und sichere Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form.
- Digitale Archivierung beschreibt allgemein die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form, unabhängig von spezifischen rechtlichen oder technischen Anforderungen.
- Elektronische Archivierung wird oft im Zusammenhang mit rechtssicheren Archivierungsmethoden verwendet, die beispielsweise durch GoBD oder TR-Resiscan bestimmte Anforderungen an die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten stellen.
Lösungen für Unternehmen und Behörden
In Unternehmen und Behörden entstehen täglich große Mengen an Dokumenten. Ohne eine strukturierte Archivierung gehen wichtige Informationen verloren, Prozesse werden ineffizient und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann zur Herausforderung werden. Eine professionelle Archivierung sorgt nicht nur für Ordnung, sondern schützt Dokumente vor Verlust, unbefugtem Zugriff und gewährleistet langfristige Verfügbarkeit.
Dokumentenarchivierung – Strukturierte digitale Ablage
Eine professionelle Dokumentenarchivierung sichert wichtige Unternehmensinformationen und gewährleistet eine effiziente Verwaltung von Dokumenten.
Sie umfasst:
- Digitale Archivierung von Dokumenten durch Scannen und systematische Speicherung
- Revisionssichere Archivierung nach geltenden Vorschriften wie GoBD oder TR-Resiscan
- DMS-Anbindung für eine effiziente Dokumentenverwaltung
- Hybrid-Archivierung, die physische und digitale Ablage kombiniert
Rechtssicherheit und Standards
Die gesetzeskonforme Archivierung ist essenziell, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören:
- DSGVO-konforme Speicherung zum Schutz personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten müssen sicher gespeichert und bei Bedarf löschbar sein.
- TR-Resiscan-konforme Digitalisierung, um Dokumente revisionssicher zu ersetzen. Für Ersetzendes Scannen gelten spezifische Sicherheitsstandards zur Integrität digitaler Dokumente.
- GoBD-konforme Archivierung für steuerrelevante Dokumente. Digitale Buchführungsunterlagen müssen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden.
- Langfristige Verfügbarkeit: Systeme müssen gewährleisten, dass Dokumente über Jahre hinweg in lesbarer Form abrufbar bleiben.
- Schutzmaßnahmen: Berechtigungskonzept, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen sorgen für maximale Sicherheit.
Vorteile der digitalen Archivierung
Digitale Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Neben der sicheren Speicherung und schnellen Verfügbarkeit von Dokumenten lassen sich Kosten für Lagerflächen und Verwaltung reduzieren. Zudem ermöglicht sie eine revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung.
Die Umstellung auf eine digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile:
- Platzersparnis: Physische Aktenschränke und Papierstapel werden überflüssig, wodurch wertvoller Büroraum frei wird.
- Skalierbarkeit: Digitale Archivierungslösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen und ermöglichen die sichere Aufbewahrung großer Dokumenten- und Datenmengen.
- Kosteneinsparungen: Reduzierung von Miet-, Personal- und Materialkosten durch den Wegfall physischer Archivierung.
Archivierungsmethoden im Überblick
Je nach Bedarf gibt es verschiedene Ansätze zur digitalen Archivierung:
- Dokumentenarchivierung für regelmäßig genutzte digitale Dokumente
- Revisionssichere elektronische Datenarchivierung zur langfristigen sicheren Speicherung. Diese Methode gewährleistet, dass elektronische Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und manipulationssicher gespeichert werden. Sie erfüllt die Anforderungen der GoBD, HGB und AO und stellt sicher, dass alle gespeicherten Informationen revisionssicher archiviert sind. Dadurch wird die Integrität und Authentizität der Daten langfristig gewahrt, sodass sie jederzeit als rechtskonforme Nachweise genutzt werden können.
- Elektronische Langzeitarchivierung für Dokumente mit erweiterten Aufbewahrungsfristen. Die elektronische Langzeitarchivierung fokussiert sich auf die Aufbewahrung von Dokumenten über längere Zeiträume hinaus, oft über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren. Dies stellt besondere Anforderungen an die eingesetzten Technologien und Formate, um die langfristige Lesbarkeit und Integrität der Daten sicherzustellen.
Integration in bestehende Systeme
Moderne Archivierungslösungen lassen sich nahtlos in bestehende IT-Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder CRM (Customer Relationship Management) integrieren. Dadurch wird der unternehmensweite Zugriff auf Dokumente erleichtert und digitale Prozesse effizient unterstützt.
Cloud-Archivierung als flexible Lösung
Die Cloud-Archivierung ermöglicht eine orts- und zeitunabhängige Dokumentenspeicherung. Sie reduziert den internen IT-Aufwand und gewährleistet durch regelmäßige Updates sowie Sicherheitsmaßnahmen eine hohe Datensicherheit.
Unser Service – Maßgeschneiderte Archivierungslösungen
Wir bieten Ihnen eine professionelle Lösung zur digitalen Archivierung Ihrer Dokumente:
- Hochwertige Dokumentendigitalisierung mit moderner Technik
- Strukturierte Indexierung für schnelle Dokumentensuche
- Nahtlose Anbindung an Ihre bestehenden Systeme
- Individuelle Beratung und Umsetzung je nach Unternehmensanforderung
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