Aufbewahrungsfristen für Unternehmen - praktische Tabelle zur Aufbewahrungspflicht
Unternehmen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und müssen bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume archivieren. Diese Aufbewahrungsfristen gelten für steuerliche, arbeitsrechtliche und geschäftliche Unterlagen.
Allerdings müssen nicht alle Dokumente in Papierform erhalten bleiben – viele Unterlagen dürfen digital archiviert und das Original danach vernichtet werden, sofern die gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind. Das betrifft insbesondere steuerliche Belege, Rechnungen und Geschäftsunterlagen, die gemäß den geltenden Vorschriften revisionssicher gespeichert werden müssen.
Die nachfolgenden Informationen geben eine Übersicht über die wichtigen Aufbewahrungsfristen und zeigen, welche Dokumente digital oder physisch aufbewahrt werden müssen.
Zudem wird erläutert, wann ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN möglich ist und welche Anforderungen dabei gelten.
Physische vs. digitale Aufbewahrung – Die Unterschiede
Je nach Dokumententyp unterliegen Unternehmen unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten. Während einige Unterlagen zwingend physisch archiviert werden müssen, können andere digital gespeichert oder nach einer TR-RESISCAN-konformen Digitalisierung vernichtet werden.
Die folgende Übersicht zeigt die Unterschiede zwischen physischer, digitaler und ersetzender Archivierung sowie die Relevanz der GoBD und TR-RESISCAN:
| Archivierungsform | Beschreibung | Beispielhafte Dokumente | Relevante Vorschriften |
|---|---|---|---|
| Physische Aufbewahrung (Papier) | Bestimmte Originaldokumente müssen zwingend in Papierform aufbewahrt werden. | Notarielle Dokumente, Testamente, Geburts- & Sterbeurkunden, Arbeitsverträge (falls nicht digital signiert), Vertragsnachträge mit Originalunterschrift | Keine ersetzende Digitalisierung zulässig |
| Digitale Aufbewahrung (Original bleibt erhalten) | Papierdokumente dürfen digitalisiert werden, das Original unterliegt jedoch weiterhin der Aufbewahrungspflicht und muss archiviert werden. | Verträge ohne steuer- oder handelsrechtliche Relevanz (z. B. Kooperationsverträge, interne Vereinbarungen), Personalakten, betriebliche Unterlagen | Nicht durch GoBD geregelt, aber DSGVO und interne Archivierungsvorgaben beachten |
| Ersetzendes Scannen (Original darf vernichtet werden) | Das Papieroriginal kann nach der Digitalisierung vernichtet werden, wenn die Anforderungen der TR-RESISCAN oder GoBD vollständig erfüllt sind. | Handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente, wie Eingangsrechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, E-Mails mit steuerlichem Bezug | TR-RESISCAN & GoBD (TR-RESISCAN ist GoBD-konform) |
Wichtig:
GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) regelt die digitale Aufbewahrung von steuer- und handelsrechtlich relevanten Dokumenten.
TR-RESISCAN geht über die GoBD hinaus und definiert zusätzliche Anforderungen für die Beweiskraft ersetzend gescannter Dokumente.
TR-RESISCAN ist GoBD-konform, aber nicht alle GoBD-konformen Dokumente erfordern zwingend eine TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung.
Zusammenfassung:
Steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden. Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN ist möglich, wenn die Beweiskraft des digitalen Dokuments dem Original gleichgestellt werden soll. Andere geschäftliche Unterlagen, wie Kooperationsverträge, unterliegen keinen speziellen GoBD-Vorgaben, sollten aber dennoch sicher archiviert werden.
Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumentenkategorien
1. Finanz- und Buchhaltungsunterlagen
Buchhaltungs- und Steuerunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die Fristen variieren je nach Dokumenttyp.
Beispiele:
Rechnungen, Buchungsbelege, Steuerbescheide, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse.
Empfohlene Archivierung:
- Digitale Archivierung zulässig, sofern GoBD-konform.
- Ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan möglich, wodurch Originale in vielen Fällen vernichtet werden dürfen.
2. Personalakten und arbeitsrechtliche Dokumente
Mitarbeiterbezogene Unterlagen unterliegen arbeitsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Während einige Dokumente digital archiviert werden dürfen, wird empfohlen, andere im Original aufzubewahren, insbesondere wenn sie eine handgeschriebene Unterschrift enthalten.
Beispiele:
Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Kündigungen, Abmahnungen, Zeugnisse.
Archivierung:
- Digitale Archivierung zulässig für viele Dokumente, z. B. Lohnabrechnungen und Abmahnungen.
- Für Arbeitsverträge wird empfohlen, das Original aufzubewahren, sofern sie nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) digital unterzeichnet wurden.
3. Steuer- und Versicherungsdokumente
Dokumente mit steuerlicher oder versicherungsrechtlicher Relevanz unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und müssen GoBD-konform archiviert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sie nachvollziehbar, unverändert und revisionssicher aufbewahrt werden.
Beispiele:
Steuererklärungen, Steuerbescheide, Versicherungspolicen, Belege für Steuerzwecke.
Archivierung: - Digitale Archivierung zulässig, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind.
- Originale sind in vielen Fällen erforderlich, insbesondere bei steuerlichen Betriebsprüfungen oder Nachweispflichten.
4. Geschäftsbriefe, E-Mails und Kommunikation
- Digitale Archivierung zulässig, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind.
- Originale sind in vielen Fällen erforderlich, insbesondere bei steuerlichen Betriebsprüfungen oder Nachweispflichten.
4. Geschäftsbriefe, E-Mails und Kommunikation
Geschäftliche Korrespondenz unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Frist beträgt 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und 10 Jahre für steuerlich relevante Dokumente gemäß § 257 HGB und § 147 AO.
Beispiele:
Geschäftliche E-Mails, Vertragskorrespondenz, Geschäftsbriefe, notarielle Dokumente.
Archivierung:
- Digitale Archivierung zulässig, sofern GoBD-konform (z. B. für geschäftliche E-Mails und steuerrelevante Geschäftsbriefe).
- Notarielle Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden und dürfen nicht ersetzend digitalisiert werden.
Tabelle: Übersicht der Aufbewahrungsfristen
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume hinweg aufzubewahren. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie weiteren rechtlichen Vorgaben. Je nach Dokumententyp unterscheiden sich die Fristen, und in vielen Fällen ist eine digitale Archivierung erlaubt.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigen Dokumententypen, ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist, die Möglichkeit der digitalen Archivierung und ob das Original vernichtet werden darf.
Tabelle: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unternehmen
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist | Digitale Archivierung möglich? | Original darf vernichtet werden? |
|---|---|---|---|
| Rechnungen & Buchungsbelege | 10 Jahre (ab 2025: 8 Jahre) | Ja, GoBD-konform erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Kontoauszüge & Quittungen | 10 Jahre (ab 2025: 8 Jahre) | Ja, GoBD-konform erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Gewinnermittlungen | 10 Jahre | Ja, GoBD-konform erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Steuerbescheide | 10 Jahre | Ja, GoBD-konform erforderlich | Nein |
| Kassenbücher | 10 Jahre | Ja, GoBD-konform erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Ja, GoBD-konform erforderlich | Nein |
| Arbeitsverträge & Zeugnisse | 3 Jahre | Ja, revisionssicher erforderlich | Nein |
| Lohnabrechnungen | 6 Jahre | Ja, GoBD-konform erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Sozialversicherungsnachweise | 5 Jahre | Ja, digitale Kopie möglich | Nein |
| Betriebliche Altersvorsorge | 30 Jahre | Ja, digitale Kopie möglich | Nein |
| Krankmeldungen & Urlaubsanträge | 3 Jahre | Ja, revisionssicher erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Ja, GoBD-konform erforderlich | Ja, nach GoBD oder TR-Resiscan |
| Notarielle Dokumente | Bis zu 30 Jahre | Ja, digitale Kopie möglich | Nein |
Digitale Archivierung: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) erlauben eine digitale Archivierung, sofern die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet sind.
Ersetzendes Scannen (TR-Resiscan): GoBD-konforme Dokumente können nach der Digitalisierung unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden. TR-Resiscan geht noch weiter und definiert Anforderungen für eine beweiswerterhaltende Digitalisierung.
Tipp: Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Archivierungsprozesse gesetzeskonform sind, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Bei Unsicherheiten kann eine fachkundige Beratung durch Steuerberater oder Fachanwalt für digitale Archivierung sinnvoll sein.
Archivierungsoptionen: Was bedeuten die Begriffe?
- GoBD-konform → Erforderlich für steuerlich und buchhalterisch relevante Dokumente. Gewährleistet Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit.
- Revisionssicher → Notwendig für Dokumente mit Beweiswert (z. B. Arbeitsverträge). Unveränderbar, manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert.
Wichtig: GoBD-konforme Dokumente sind immer revisionssicher, da sie unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden müssen.
Aber: Nicht alle revisionssicheren Dokumente unterliegen den GoBD-Vorgaben – zum Beispiel Arbeitsverträge oder Krankmeldungen, die nicht steuerlich relevant sind.
Fazit – Physische oder digitale Aufbewahrung?
Unternehmen sollten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten und individuell entscheiden, welche Dokumente physisch oder digital archiviert werden. Während einige Unterlagen weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen, kann die Digitalisierung Platz sparen, den Zugriff erleichtern und Abläufe optimieren.
Mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) lassen sich viele steuer- und handelsrechtliche Dokumente GoBD-konform digital speichern. Zudem kann ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan in bestimmten Fällen die rechtssichere Vernichtung von Papierdokumenten ermöglichen, sofern alle gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben eingehalten werden.
Welche Archivierungsstrategie für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von individuellen Anforderungen, rechtlichen Vorgaben und internen Prozessen ab. Um rechtliche und steuerliche Risiken zu vermeiden, sollte im Zweifel ein Steuerberater oder Fachanwalt für Steuer- und Handelsrecht konsultiert werden.
Wichtige Hinweise
Die in dieser Webseite bereitgestellten Informationen zu Aufbewahrungspflichten und digitaler Archivierung dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Angaben.
Gesetzliche Vorgaben, insbesondere in den Bereichen Steuerrecht, Handelsrecht und digitale Archivierung, können sich ändern. Unternehmen sollten sich daher für verbindliche Auskünfte an einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine zuständige Behörde wenden.
