Aufbewahrungsfristen Personalakten – Das müssen Unternehmen wissen
Personalakten enthalten verschiedene Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters relevant sind.
Je nach Art der Unterlagen gelten unterschiedliche Personalakten Aufbewahrungsfristen. Zu den typischen
Bestandteilen einer Personalakte gehören:
- Arbeitsverträge (inkl. Ergänzungen und Änderungen)
- Gehaltsabrechnungen und Lohnunterlagen (Belege für Lohnzahlungen, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Nachweise).
- Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen (Nachweise über Steuer- und Sozialabgaben)
- Urlaubs- und Krankheitsbescheinigungen (Dokumentation gewährter Urlaubstage und Krankheitszeiten, relevant für Sozialversicherungen)
- Arbeitszeugnisse (Nachweise über frühere Tätigkeiten und Leistungen im Unternehmen)
- Weiterbildungsnachweise (Belege über Schulungen und Qualifikationen)
- Abmahnungen und Kündigungsschreiben (Dokumentation arbeitsrechtlicher Vorgänge, wichtig für potenzielle Rechtsstreitigkeiten)
Eine systematische Klassifizierung dieser Dokumente erleichtert die Verwaltung, definiert klare Zugriffsrechte und sorgt für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Personalakten.
Aufbewahrungsfrist Personalakte – Welche Vorgaben gelten?
Aufbewahrungsfristen für Personalakten unterscheiden sich je nach Dokumentenart. Viele Unternehmen fragen sich:
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Nachfolgend eine Übersicht der wichtigen Fristen:
| Dokumententyp | Gesetzliche Grundlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | § 257 HGB, § 147 AO | 6 Jahre |
| Lohnsteuerbescheinigungen | § 41 EStG | 6 Jahre |
| Sozialversicherungsnachweise | § 28f SGB IV | 5 Jahre |
| Arbeitszeugnisse | § 195 BGB | 3 Jahre |
| Abmahnungen | Keine gesetzliche Vorgabe | Empfehlung: 3 Jahre |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge | § 18a BetrAVG | 30 Jahre |
| Lohnunterlagen mit steuerlicher Relevanz | § 147 AO | 6 Jahre |
Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet eine ordnungsgemäße Dokumentation und schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken. Besonders bei steuerlich relevanten Lohnunterlagen oder Sozialversicherungsnachweisen ist eine fristgerechte Archivierung unerlässlich.
Belegarten und deren Aufbewahrungsfristen – Änderungen ab 01.01.2025
Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht von Personalakten definieren, wie lange bestimmte Dokumente archiviert werden müssen. Ab dem 01.01.2025 tritt eine Änderung in Kraft, die insbesondere für die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen relevant ist.
| Belegart | Beschreibung | Frist bis 31.12.2024 | Frist ab 01.01.2025 | Gesetzliche Grundlage |
|---|---|---|---|---|
| Arbeitsverträge | Originalverträge sowie alle Änderungen und Ergänzungen | 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Gehaltsabrechnungen | Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre | 6 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Lohnsteuerunterlagen | Lohnsteuerkarten, -bescheinigungen und -anmeldungen | 6 Jahre | Keine Änderung | § 41 EStG |
| Sozialversicherungsnachweise | Meldungen zur Sozialversicherung, Beitragsnachweise | 5 Jahre | Keine Änderung | § 28f SGB IV |
| Urlaubsanträge und -nachweise | Genehmigte Urlaubsanträge, Urlaubsübersichten | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Krankmeldungen | Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Arbeitszeugnisse | Erteilte Zwischen- und Endzeugnisse | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Weiterbildungsnachweise | Zertifikate und Bescheinigungen über Fort- und Weiterbildungen | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Abmahnungen | Schriftliche Verwarnungen wegen Fehlverhaltens | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Kündigungsschreiben | Eigen- oder arbeitgeberseitige Kündigungen | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Betriebliche Altersvorsorge | Unterlagen zu Versorgungszusagen und -anwartschaften | 30 Jahre | Keine Änderung | § 18a BetrAVG |
| Bewerbungsunterlagen | Dokumente von Bewerbern (bei Nicht-Einstellung) | 6 Monate | Keine Änderung | § 15 AGG |
| Polizeiliches Führungszeugnis | Bei Einstellung vorgelegtes Führungszeugnis | Die dauerhafte Aufbewahrung ist unzulässig, nur die Einsichtnahme und relevante Einträge dürfen dokumentiert werden. | Keine Änderung | Keine spezifische gesetzliche Grundlage |
| Stundenzettel/Arbeitszeitnachweise | Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden | 2 Jahre | Keine Änderung | § 16 ArbZG |
| Elternzeit- und Mutterschutzunterlagen | Anträge und Bescheinigungen bezüglich Elternzeit und Mutterschutz | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Gesundheitszeugnisse | Ärztliche Bescheinigungen, soweit für das Arbeitsverhältnis relevant | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Versetzungs- und Umsetzungsanträge | Schriftliche Anträge und Genehmigungen für Versetzungen oder Umsetzungen | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Nebentätigkeitsanzeigen | Anzeigen und Genehmigungen von Nebenbeschäftigungen | 3 Jahre | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Unfallberichte | Dokumentation von Arbeitsunfällen | 5 Jahre | Keine Änderung | § 193 SGB VII |
| Datenschutzvereinbarungen | Einwilligungen und Vereinbarungen zur Datenverarbeitung | 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses | Keine Änderung | § 195 BGB |
| Buchungsbelege | Rechnungen, Kostenbelege | 10 Jahre | 8 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
Aufbewahrungspflicht Personalunterlagen – Papier oder digital?
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten gelten unabhängig davon, ob die Dokumente in Papierform oder digital archiviert werden. Entscheidend ist, dass die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Eine GoBD-konforme Digitalisierung ermöglicht eine langfristige, revisionssichere Speicherung, sofern die Daten manipulationssicher aufbewahrt und jederzeit nachvollziehbar sind.
Vorteile der digitalen Personalaktenverwaltung:
- Platzersparnis durch digitale Archivierung
- Schnelle und gezielte Dokumentensuche dank intelligenter Indexierung
- Automatisierte Zugriffssteuerung für berechtigte Personen
- Schutz vor unbefugter Veränderung oder Verlust durch revisionssichere Systeme
Damit Unternehmen die Aufbewahrungspflicht für Personalunterlagen erfüllen, sollte eine sichere und DSGVO-konforme Lösung gewählt werden. Dies gewährleistet nicht nur die gesetzliche Konformität, sondern auch eine effizientere Dokumentenverwaltung.
Aufbewahrungsfristen Personalakten 30 Jahre – Was ist zu beachten?
Einige Personalunterlagen unterliegen besonders langen Aufbewahrungsfristen. So müssen bestimmte Dokumente, wie Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge, für bis zu 30 Jahre archiviert werden.
VWelche Dokumente sind betroffen?
- Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge → 30 Jahre (§ 18a BetrAVG)
- Unfallrentenunterlagen & Versorgungszusagen → bis zu 30 Jahre (je nach betrieblicher Regelung)
Sichere Archivierung: Papier oder Digital?
Um die Aufbewahrungspflicht für Personalakten zu erfüllen, können Unternehmen zwischen Papierarchivierung oder einer rechtskonformen Digitalisierung wählen.
Die TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung ermöglicht die ersetzende Archivierung dieser Dokumente, sodass die Papieroriginale unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden können. Dabei gelten folgende Anforderungen:
- Revisionssichere Speicherung gemäß TR-RESISCAN
- Digitale Integritätssicherung durch qualifizierte elektronische Signaturen
- Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Zugriffskontrollen
- DSGVO- und GoBD-Konformität für eine rechtssichere Langzeitarchivierung
Da diese Dokumente oft lebenslange Auswirkungen haben, sollten Unternehmen frühzeitig eine langfristig sichere und gesetzeskonforme Archivierungsmethode wählen – sei es in physischer Form oder über eine TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung.
Unternehmen, die Personalakten digital archivieren möchten, können entweder eine GoBD-konforme Speicherung oder eine TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung mit TR ESOR wählen. Während GoBD eine sichere Archivierung gewährleistet, ermöglicht TR-RESISCAN unter bestimmten Voraussetzungen die ersetzende Digitalisierung und damit die Vernichtung der Papieroriginale.
Wichtige Aspekte zur Archivierung und Verwaltung von Personalakten
Im Zusammenhang mit der Personalaktenführung gibt es einige weitere relevante Aspekte, die Unternehmen beachten sollten. Dazu gehören:
Digitale Archivierung von Personalakten und TR-RESISCAN
Personalakten dürfen digital archiviert werden, sofern sie revisionssicher gespeichert sind. Eine TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung gewährleistet, dass Personalakten beweiswerterhaltend und manipulationssicher gescannt sowie archiviert werden. Da die TR-RESISCAN umfangreiche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation und Schutzbedarfsanalyse stellt, werden durch ihre Einhaltung auch die Schutzanforderungen der GoBD erfüllt. Zusätzlich müssen die Datenschutzvorgaben der DSGVO beachtet werden.
Personalakten dürfen digital archiviert werden, wenn sie revisionssicher gespeichert sind. Eine TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung stellt sicher, dass Personalakten beweiswerterhaltend gescannt und archiviert werden können.
Die digitale Archivierung muss außerdem GoBD-konform erfolgen, um nachträgliche Änderungen auszuschließen und die Integrität der Dokumente zu wahren. Zudem müssen die Datenschutzvorgaben der DSGVO eingehalten werden.
- Akteneinsicht für Mitarbeiter
Arbeitnehmer haben das gesetzlich verankerte Recht auf Einsicht in ihre Personalakte (§ 83 BetrVG). Arbeitgeber sollten daher einen klar definierten Prozess für die Einsichtnahme bereitstellen. Dies stellt sicher, dass die Anforderungen an Datenschutz und Transparenz eingehalten werden. - Personalakten bei Unternehmensliquidation
Auch im Falle einer Insolvenz oder Liquidation bleiben die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Arbeitgeber sind verpflichtet, Personalakten weiterhin nach den gültigen Fristen aufzubewahren. Unternehmen sollten frühzeitig klären, wie mit archivierten Personalunterlagen umgegangen wird. Eine digitale Lösung, idealerweise nach TR-RESISCAN-Standards, kann in solchen Fällen besonders hilfreich sein, um die Archivierung sicherzustellen. - Datenschutz und sichere Vernichtung
Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden. Papierdokumente sollten nach DIN 66399 Schutzklasse 3 geschreddert werden, während digitale Daten mit zertifizierter Software sicher gelöscht werden müssen. Eine fehlerhafte Vernichtung kann Datenschutzverstöße und hohe Bußgelder nach sich ziehen.
Fehler vermeiden: Datenschutz & rechtssichere Löschung
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten enden nicht mit der Archivierung. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen müssen die Dokumente rechtskonform und sicher vernichtet werden – sowohl in Papierform als auch digital.
Wichtige Anforderungen zur datenschutzkonformen Löschung:
- Papierdokumente: Vernichtung nach DIN 66399, mindestens Schutzklasse 3 für besonders schützenswerte personenbezogene Daten.
- Digitale Akten: Unwiderrufliches Löschen mit zertifizierter Software gemäß anerkannten Standards und Richtlinien, wie den IT-Grundschutz-Kompendien des BSI, für ersetzend digitalisierte Dokumente.
Datenschutz & Risiken bei Aufbewahrung über die Frist hinaus:
Werden Personalakten länger als gesetzlich erforderlich aufbewahrt, kann dies einen Verstoß gegen die DSGVO darstellen und zu Bußgeldern führen. Unternehmen sollten daher regelmäßig ihre Löschkonzepte und Fristen überprüfen.
Eine gut organisierte und gesetzeskonforme Archivierung trägt dazu bei, rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und Prozesse effizient zu gestalten. Insbesondere bei der ersetzenden Digitalisierung sollten Unternehmen auf eine TR-RESISCAN-konforme Langzeitarchivierung mit revisionssicherer Löschung setzen.
Wichtige Hinweise
Die in dieser Webseite bereitgestellten Informationen zu Aufbewahrungspflichten und digitaler Archivierung dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Angaben.
Gesetzliche Vorgaben, insbesondere in den Bereichen Steuerrecht, Handelsrecht und digitale Archivierung, können sich ändern. Unternehmen sollten sich daher für verbindliche Auskünfte an einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine zuständige Behörde wenden.
